La herramienta de administración de documentos que los almacena y comparte, utilizando las ventajas de las nuevas tecnologías cloud y app
Mediante la solución a3ASESOR | doc cloud gestionarás globalmente toda la documentación de tu despacho, y podrás compartirla e intercambiarla bidireccionalmente con tus clientes, mejorando la autonomía y rendimiento de ambos.
Accederás a toda tu documentación, organizada, almacenada y clasificada automáticamente, desde cualquier ubicación y en cualquier instante, a través de una aplicación de móvil o de modo online, y tendrás la posibilidad de hacer un seguimiento y control de las acciones que realicen tus clientes.
Esta herramienta se integra en la aplicación de gestión para despachos a3ASESOR, lo que te facilitará su uso desde las diferentes soluciones, con una única ficha de cliente, mejorando la eficiencia del despacho.
Explora estos apartados:
Descripción
Personalización, flexibilidad, administración de documentos y ordenación automática
La herramienta a3ASESOR | doc cloud es personalizable, debido a la elasticidad en las opciones de confidencialidad, podrás crear tus propios criterios de ordenación de documentos mediante atributos, y asignar diferentes perfiles a los usuarios (de solo lectura o de subida y edición de documentos) y así mejorar la colaboración con tus clientes.
Por otro lado se trata de un software flexible, ya que podrás publicar tus plantillas de documentos, gestionarlas mediante tu gestor documental, y vincularlas al cliente al que pertenezca, teniendo la opción de crear diferentes árboles de categorías.
a3ASESOR | doc cloud también te permitirá precisar la caducidad de los documentos de modo general, o con caducidad distinta para cada una de las carpetas que desees, teniendo así el control de la vigencia de cada documento.
Del mismo modo, la herramienta te clasificará y almacenará automáticamente toda la documentación generada y recibida por el despacho profesional, tanto la surgida por las aplicaciones de Wolters Kluwer, como la incorporada mediante otras vías, clasificándola por categorías.
Rastreo inteligente
a3ASESOR | doc cloud tiene un gran motor de búsqueda que rápidamente localizará la documentación que necesites de tus clientes, permitiéndote realizar rastreos por criterios (nombre de clientes, fechas, tipo de documentos, etc.) o por contenidos.
Te permitirá localizar mediante una única palabra los documentos que la contengan, y realizar búsquedas a través de las características personalizadas que hayas definido.
Filtro de aceptación de documentos
La solución incrementará la eficiencia y productividad de tu despacho haciendo una selección de los documentos subidos por tu cliente y rechazando los que no crea convenientes. Del mismo modo, contarás con un sistema de gestión y control de los documentos recientes que hayan publicado.
Colaboración Asesor-Cliente
a3ASESOR | doc cloud facilitará la colaboración laboral entre tu despacho y tus clientes, gracias al intercambio de documentos; compartiendo información 24 horas, lo que os ofrecerá más autonomía a ambos.
Herramienta cloud y de movilidad (app) de fácil manejo
Con esta solución, tendrás acceso ilimitado a toda tu información en cualquier instante, con la posibilidad de tener copias de seguridad automáticas sin costes adicionales. Podrás beneficiarte de las ventajas de una solución en la nube sin realizar inversiones en hardware, sin licencia inicial ni de mantenimiento y con Backups continuos de datos.
Del mismo modo, tanto tú como tu cliente podréis acceder desde cualquier dispositivo a través de una app gratuita, lo que facilitará el acceso a los datos desde cualquier parte.
Disfruta mediante su entorno integrado, de una herramienta de fácil manejo, intuitiva y visual.
Registro de movimientos, protección y control
Con a3ASESOR | doc cloud podrás realizar el seguimiento de las acciones relacionadas con los distintos documentos, disponiendo de todos los movimientos hechos con terceros, tanto individualmente como de forma masiva, y añadiendo notas a los documentos para concederles información adicional de interés para tu despacho y clientes; seguimiento que podrás controlar exportando la relación de documentos a Excel.
A nivel de seguridad, los documentos estarán encriptados y almacenados bajo entorno SQL Server, lo que te garantizará un alto nivel de seguridad en tus datos.
También dispondrás de un sistema de auditoría con registro de accesos y movimientos realizados en todos los documentos que tengas subidos y/o compartidos con tus clientes; y de un control de accesos con bloqueo de usuario tras varios intentos fallidos, que garantizarán la seguridad de la información.
Integración con las soluciones de gestión Wolters Kluwer
a3ASESOR | doc cloud está integrado con a3ASESOR, la solución integral de gestión para despachos profesionales, lo que simplificará su uso desde las diferentes aplicaciones. Mediante una única ficha podrás aplicar la confidencialidad que hayas definido en la solución a3ASESOR, determinar derechos adicionales por usuario, y consultar la documentación almacenada en a3ASESOR | doc cloud sobre el cliente al que estés accediendo, sin que influya el origen del documento.
Integración con herramientas externas
La solución está integrada con las aplicaciones Office, Adobe y explorador de Windows. Tendrás la posibilidad de importar documentos directamente desde un escáner, y de identificar gráficamente, mediante un icono, el origen de los mismos, ya esté generado por soluciones de Wolters Kluwer o venga de documentos externos.
Videos
¿Qué te interesa ver?
- Presentación general del servicio
- Ejemplo de carga de información desde a3ASESOR ECO
- Ejemplo de carga de información desde a3ASESOR NOM
- Carga de documentos de otras aplicaciones y de carpetas de Windows
- Cómo buscar información o documentos
- Trazabilidad y control documental por usuario
- Avisos y notificaciones
- Uso de la APP en tablet
- Crear usuarios cliente y dar visibilidad a documentos
- Caso práctico PDA con afiliación online (laboral) y presentaciones por lotes (fiscal y laboral)
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