Los Despachos Profesionales afrontan estos días un gran volumen de trabajo inesperado, y que en algunos casos puede optimizarse para ganar tiempo. El envío de facturas del cliente al Despacho de forma rápida y segura, su contabilización automática, la posibilidad de hacer envíos masivos de emails a todos los clientes, o gestionar el aplazamiento de impuestos de forma rápida, son algunos de los puntos que repasamos a continuación.
- Cómo digitalizar facturas con el móvil
- Cómo enviar fácilmente un correo electrónico a un grupo de clientes
- Contabilización automatizada de facturas
- Aplazamiento ágil de Impuestos
- Cómo gestionar más rápido el formulario del SEPE para tramitar ERTEs
- Cómo agilizar la gestión de las bajas con un Lector de ficheros FIE gratuito
- Cómo resolver las preguntas más frecuentes sobre los ERTEs
1. Cómo digitalizar facturas con el móvil
Con las medidas de confinamiento actuales y la mayor concienciación de todos, prevenir los desplazamientos innecesarios es una necesidad que impone nuevas formas de gestionar la documentación entre el Despacho y sus clientes, como por ejemplo algo tan habitual como el envío de facturas.
¿Cómo podemos facilitar al cliente que no dispone de escáner, o lo tiene en la oficina a la cuál no accede, la tarea de enviarnos sus facturas? La alternativa está en su smartphone y en la combinación de 2 apps: una que permita fotografiar y convertir las facturas en pdf y la app de a3doc cloud, que permite compartirlas de forma encriptada con su Despacho.
¿Cómo podemos facilitar al cliente que no dispone de escáner, o lo tiene en la oficina a la cuál no accede, la tarea de enviarnos sus facturas? La alternativa está en su smartphone y en la combinación de 2 apps: una que permita fotografiar y convertir las facturas en pdf y la app de a3doc cloud, que permite compartirlas de forma encriptada con su Despacho.
Veámoslo paso a paso:
- En primer lugar, el cliente puede descargar apps gratuitas como Adobe Scan o similares, que permiten fotografiar documentos y convertirlos en pdf que reconocen texto.
- Una vez instalada la aplicación, deberá fotografiar las facturas y generar un archivo que las agrupe, en formato pdf. En este punto ya sólo queda compartirlo con su Despacho.
- Aquí entra en juego la app de a3doc cloud que, como herramienta colaborativa entre el Despacho y el cliente, permite compartir documentación con todas las garantías de seguridad y encriptación, a diferencia de otras opciones de envío. Para ello, desde la propia aplicación el cliente buscará la opción Subir documentos > Explorar y seleccionará el archivo creado en el paso anterior. A continuación, indicará la carpeta dónde quiere dejar este documento (que previamente habrá creado su asesor, como por ejemplo “Facturas para contabilizar”), y guardará el archivo en la misma.
El proceso es ágil y muy rápido, y beneficia por una parte al Despacho, al que le facilita disponer de los datos introducidos directamente en la aplicación, centralizados y ordenados; y a la vez también al cliente, puesto que le permite realizar su parte de la gestión sin desplazamientos ni envíos, disponer de los mismos archivos siempre que lo desee para su tranquilidad, y contar con toda la protección y la seguridad de saber que se han compartido de forma encriptada.
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2. Cómo enviar fácilmente un correo electrónico a un grupo de clientes
Si quieres proponer la opción anterior -o realizar una comunicación sobre cualquier otro tema- a todos tus clientes de forma rápida, puedes configurar un email masivo desde a3ASESOR. De esta forma te ahorrarás copiar y pegar la información de forma manual en varios correos para cada uno de tus clientes, o generar complicadas listas de envíos a mano.
- Crear un emailing masivo (incluye plantilla informando del proceso para digitalizar facturas). Ver cómo >
- Realizar el envío masivo. Ver cómo >
3. Contabilización automatizada de facturas
Una vez tenemos los archivos del cliente, el siguiente paso es la contabilización de las facturas, que nos interesa agilizar lo máximo posible. Para ello te presentamos dos opciones:
- Si los archivos que te facilita el cliente son basados en una imagen digital (fotografías hechas con móvil o escaneadas) será clave contar con una solución de automatización contable como a3ASESOR|scan, que permite interpretar y aprender de forma inteligente el contenido de cualquier factura escaneada, y contabilizarla de forma automática en a3ASESOR|eco |con |conasesor plus. Te explicamos cómo hacerlo >
- Si lo que necesitas es importar datos a partir de un Excel, puedes hacerlo desde a3asesor|eco también de forma automatizada para ganar mucho más tiempo. Ver cómo >
4. Aplazamiento ágil de Impuestos
Contar con soluciones actualizadas a las novedades del COVID-19 es clave en estos momentos. Por ejemplo, para agilizar los aplazamientos de Impuestos aprobados recientemente. Al acabar el proceso de contabilización, y cuando llegue el periodo de presentación del impuesto correspondiente, puedes solicitar el aplazamiento recogido en el Real Decreto Ley 7/2020 de forma integrada en a3ASESOR. Te mostramos cómo >
5. Gestionar más rápido el formulario del SEPE para tramitar ERTEs
Dado que el SEPE solicita ahora nuevos datos en su formulario para la gestión de los ERTES, en un momento en que esta gestión se solicita desde multitud de empresas, el cambio está ralentizando en algunos casos su resolución con éxito. Para conseguir agilizarlo, a3ASESOR|nom PLUS incluye un nuevo informe de datos con todo el detalle para extraerlos y poder rellenar el formulario oficial de forma mucho más ágil. Además, ahora puedes probarlo 3 meses gratis. Te lo explicamos aquí >
6. Agilizar la gestión de las bajas con un Lector de ficheros FIE gratuito
Con el incremento de bajas relacionada con el coronavirus, contar con herramientas para agilizar las bajas es de gran ayuda. a3LectorFIE es un fichero ejecutable de descarga gratuita que te ayuda principalmente a agilizar la gestión de las bajas médicas como consecuencia del Coronavirus (COVID-19). Una vez ejecutado, esta herramienta descifra los datos del fichero FIE y te genera un excel con los datos ya interpretados, además de actualizarse con nueva información cada vez que lo ejecutes. De esta forma puedes incorporar luego los datos a tu solución de gestión laboral, de manera contrastada y fiable. Descarga a3LectorFIE gratis aquí >
7. Aclarar las preguntas más frecuentes sobre los ERTEs
¿Qué pasos debo seguir para tramitar un ERTE? ¿Cualquier empresa puede presentar un ERTE por fuerza mayor? ¿Cómo se diferencian los ERTES etop de los de fuerza mayor? Para ayudarte a resolver las dudas más repetidas en estos momentos hemos recopilado las 100 preguntas más destacadas y las respondemos de la mano de expertos en este ebook de descarga gratuita. Descárgalo aquí >
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