Pon un implantador en tu vida

Tecnología aplicada.

A cualquier empleado o directivo de una PYME se le hace evidente que la tecnología es capaz de automatizar casi cualquier tarea de la empresa, y que facilita el trabajo. Máquinas que procesan miles de artículos por hora, programas que calculan millones de operaciones en segundos, los vehículos que usamos en los desplazamientos, son claros ejemplos. Además hoy día es sencillo poder acceder a ese tipo de tecnología o avances y se pueden asumir los costes.

Y si miramos a nuestro alrededor, en nuestro día a día, en nuestra vida fuera del trabajo, lo anterior sigue siendo cierto. Los móviles nos comunican con casi cualquier persona de nuestro entorno, las tarjetas de crédito y los cajeros automáticos nos permiten hacer uso de nuestros fondos sin precisar previsión previa, el gps nos guía en excursiones y viajes, etc.

Sin embargo, dentro de este entorno tan “tecnológicamente común”, se dan situaciones curiosas, y es difícil comprender o averiguar cómo se ha llegado a ese punto.

Dos ejemplos:

• Sabemos que un programa de contabilidad nos permite llevar las cuentas de la empresa, saber qué debemos y qué nos deben, a la ver que permite presentar los impuestos que requiere la normativa legal vigente. Ahora bien, sucede que no pocas veces no se utilizan las herramientas y es cuando aparecen los problemas, la duplicidad de tareas, la pérdida de la eficiencia.
• Los aplicativos para control de proyectos permiten tener un seguimiento exhaustivo de las tareas realizadas. Y aunque cargamos una cantidad de información importante, a la hora de la verdad, no tenemos la información que nos hace falta, o porque no se ha documentado de la manera correcta, o porque no se hizo previsión del modo en los resultados debían ser presentados. Curioso que se compre un programa de control de proyectos y olvidemos controlar el propio proyecto interno de aplicar esa herramienta en la empresa.

Fácilmente nos viene a la memoria el “cuento” del leñador que compró una sierra mecánica y la devuelve a los pocos días diciendo que era muy pesada, y que con esa sierra sólo había podido talar la mitad de los árboles que normalmente talaba con su sierra anterior. Cuando el dependiente arranca el motor de la sierra mecánica para comprobar que no tenga algún defecto… el leñador pregunta con susto y sorpresa: ¿qué es ese ruido? ¿cómo que se mueve sola?

Y es que sólo por comprar una herramienta no significa siempre que la usemos bien, o que usemos sus funciones en un porcentaje aceptable.

ERP (Enterprise Resource Planning) y alrededores.

Y toca hablar del ERP, siglas que proceden del inglés Enterprise Resource Planning. En español nos solemos referir a los ERP como Planificación de Recursos Empresariales. De estos sistemas aceptamos con facilidad que deben ser de dato único, y que una vez introducido dentro del sistema, no debe volverse a realizarse dicha acción. Se le añaden matices, o se cambia su estado según el proceso en el que intervenga, pero no se vuelve a cargar o grabar ese dato único. ¿Y en la vida real de las PYME? ¿Qué nos encontramos en sus sistemas de trabajo, o control o planificación? Pues sorprende que se apoyan en herramientas redundantes, como hojas de cálculo, correos electrónicos, listados o pizarras de información manuales. Qué curioso…

Hoy en día, prácticamente todos, sabemos qué tipo de móvil usamos y además nos gusta sacarle el máximo provecho: para hacer las fotos con más calidad, para navegar lo más rápido posible, para que nos avise de ciertas cosas… y este esfuerzo hace sentirse bien al usuario que lo consigue. Ponemos máxima atención cuando un usuario más experimentado nos explica “cuatro trucos”.

Y volvemos al ERP. Preguntémonos desde nuestra parcela de responsabilidad, sea cual sea, ¿qué tipo de software o herramientas usa mi empresa? ¿Le estoy sacando el máximo provecho, o por lo menos lo uso al 80%? ¿Está  optimizado nuestro ciclo de trabajo, o resulta que estoy “talando a mano con una sierra mecánica”? Somos capaces de ver los beneficios que tendría la empresa y entonces ¿por qué seguimos haciendo tantas tareas manualmente? ¿Es la falta de conocimiento? Eso se puede solucionar. ¿Es el miedo al cambio? También se puede acotar, o reducir. ¿Es la falta de motivación de algunos empleados? Hay técnicas que pueden ayudar.

En este punto están los que consideran que “mejor no tocarlo porque de todos modos la empresa funciona bien así, ¿verdad?”. Para la reflexión de quien piense de esa forma: ¿Obtendría la empresa más beneficios, o serían sus empleados más eficaces “arrancando la sierra”? ¿Cuánto dinero se está dejando de ganar, o cuánto tiempo se está perdiendo en redundancias? ¿Podríamos atender mejor a los clientes, y también fidelizarlos, sin hacer un esfuerzo mayor del necesario?

La figura que consigue dar respuesta a las preguntas formuladas anteriormente es el implantador de la solución, tú ayudante de negocio. Ese implantador es quién marcará la diferencia entre obtener unos resultados normales o unos resultados extraordinarios, derivados de la optimización que la tecnología nos puede proporcionar.

Toda la empresa tiene que ser consciente de que se dispone de una solución informática (ERP) que es capaz de facilitar y mejorar el rendimiento de su puesto de trabajo, y tiene que tomárselo a pecho, como un reto personal, exigir prestaciones, usar automatismos que produzcan resultados excelentes en la parte del negocio en la que trabaja. El implantador, con un conocimiento avanzado de las herramientas y la experiencia adquirida en trabajos ya concluidos con éxito, es la persona a la que deben dirigirse las peticiones.

Cuento con moraleja.

Y termino con otro “cuento”: el del cartero de Villa Lejos. Este buen hombre repartía tan sólo 100 cartas en su jornada laboral, y el trabajo y las cartas se le acumulaban día tras día pues se recibían unas 300 cartas diarias. Al observar las cartas acumuladas el jefe le instó a que hiciera más, que se esforzara más, pues se le acumulaba demasiado correo sin repartir. El cartero, hombre cabal y lleno de buenas intenciones, le argumentó a su jefe que la oficina estaba a 20 kilómetros del pueblo en que él debía repartir, Villa Lejos, y el camino de ida y vuelta a pie le ocupaba una gran parte de su jornada. También le explicó al jefe que la gran cantidad de cartas que portaba se le hacían harto pesadas y esto le hacía caminar más despacio. El directivo después de meditar en el asunto encontró una solución: comprarían al cartero de Villa Lejos una bicicleta con cesta para minimizar sus dificultades, y después de uno o dos meses comprobarían si la medida adoptada mejoraba el ratio de entrega de cartas.

El cartero de Villa Lejos, con su bicicleta, repartía ahora 250 cartas en su jornada laboral. ¡Qué gran cambio! ¡Qué mejora! Su jefe estaba encantado por la buena idea que había tenido: una bicicleta con cesta.

 Ahora bien, el correo se acumulaba menos, pero se seguía acumulando… El jefe no tuvo más remedio que contratar a un especialista, un implantador que había aplicado mejoras sustanciales en otras oficinas de otras zonas.

A su llegada el implantador habló con el cartero de Villa Lejos, y también con su jefe. Observó los medios de los que se disponía y después de observar el trabajo del cartero durante tan solo dos días puso por escrito para el jefe sus conclusiones:

• “Se puede aumentar el reparto en un 200% y por tanto el cartero no sólo podrá repartir todas sus cartas sino que además, al terminar en Villa Lejos, podrá ayudar al cartero de Villa Cerca. La medida que debe adoptarse para alcanzar este objetivo es: ¡Que el cartero se suba a la bicicleta!”

Es verdad, en ocasiones somos capaces de ver soluciones válidas y que produzcan un cambio para bien, o ideas que mejoren los resultados… ¿pero es ese el máximo provecho posible? ¿Están los trabajadores usando las mejoras sugeridas a pleno rendimiento?

Pon un implantador en tu vida empresarial. Sólo puedes ir a mejor.